Kada i kako organizovati dobru konferenciju za medije
Konferencija za medije je dobrovoljno prezentovanje informacija medijima. Organizovaćete je kada imate za reći nešto što je vrijedno medijske pažnje. Na konferenciji za medije sami odlučujete koje ćete informacije ponuditi, ko i kako će ih prezentovati. To je prilika da se vaša priča čuje na televiziji, radiju ili u novinama. Da biste održali konferenciju za medije, potrebno je kontaktirati medije, odabrati vrijeme i mjesto, pripremiti prezentaciju i odgovoriti na pitanja novinara.
Priprema konferencije za medije
Centralno smještena lokacija, poznata i pogodna novinarima je dobar odabir za održavanje konferencije za štampu. Izbjegavajte prostorije koje su prevelike, tako da daju utisak kao da je prisustvovalo samo nekoliko ljudi. Postarajte se da je podijum dovoljno velik, tako da mogu stati svi govornici. Razmislite o tome da imate veliki logo, ili ako je potrebno projekciju grafikona.
Najbolje je konferenciju za medije održavati ujutro ili rano poslijepodne. Prije zakazivanja, provjerite da li se možda u isto vrijeme održava neki drugi važan događaj koji će mediji pratiti. Konferenciju započnite na vrijeme – nemojte dozvoliti da novinari čekaju.
Mogući materijali koje ćete dijeliti novinarima uključuju saopštenje za medije, paket za medije, listu učesnika na konferenciji za medije (zajedno sa njihovim funkcijama) i eventualno kopije izjava govornika.
Priprema govornika
Morate odabrati odgovarajuće govornike. Iako ovo zvuči očigledno, ponekad se na konferenciju za medije pozivaju ljudi samo zbog pozicije koju drže, a ne zbog toga što dobro mogu prezentovati određenu temu ili što su u nju dobro upućeni.
Nekoliko savjeta kojih bi se govornici trebali držati:
- Svi govornici moraju biti upoznati šta je glavna tema konferencije;
- Svaki govornik bi trebao govoriti maksimalno 3 do 4 minute;
- Neka svaki govornik naglasi nešto različito u odnosu na ostale;
- Svaki govornik treba da ima samo jednu do dvije ključne poruke;
- Govori trebaju biti kratki i jasni, usmjereni prema opštoj publici;
- Odaberite moderatora koji će primati i usmjeravati pitanja iz publike;
- Ohrabrite novinare da postavljaju više pitanja;
- Postarajte se da odgovori budu kratki.
Kako se ponašati na konferenciji za medije?
- Napravite kratak uvod u kojem ćete iznijeti glavne tačke;
- Vodite računa o tome da ste razumjeli svako pitanje prije nego što na njega odgovorite;
- Jednim odgovorom odgovarajte samo na jedno pitanje;
- Ilustrujte vaše odgovore primjerima;
- Koristite šale samo ako su dobre i ako znate da ih ispričate. Bolje je ne ispričati šalu nego ispričati lošu;
- Budite zanimljivi. Upotrebite pitanje kao povod da iznesete dodatne informacije;
- Budite spremni. Pripremite ključne stavove koje želite da iznesete. Pretpostavite koja bi pitanja mogli da vam postave;
- Poklonite punu pažnju svakom ko vam postavi pitanje;
- Oslovite osobu imenom, ako znate njegovo/njeno ime;
- Pristojno se obucite i budite uredni. Istaknite znak vaše organizacije;
- Ne kasnite;
- Ne budite nestrpljivi da napustite konferenciju.
Poslije konferencije, porazgovarajte sa novinarima. Budite na raspolaganju i postarajte se da dobiju sve potrebne informacije. Ponudite im dodatne informacije ako je potrebno. Budite spremni ako neko od novinara zatraži intervju.
Na samoj konferenciji, podijelite saopštenje za medije svim pristunim novinarima. Takođe, pošaljite saopštenje svim medijima bez obzira da li su prisustvovali konferenciji.
Nakon što se priča o događaju pojavi, nazovite novinare da zahvalite na priči o vašem događaju (bez obzira da li je priča intonirana pozitivno ili negativno). Ako ste zadovoljni pričom, recite novinarima zašto je bila dobra. Ako ste nezadovoljni, na konstruktivan način objasnite novinarima kako bi se priča mogla poboljšati.
